Digitalisierung

Die Vorteile sprechen für sich

Eingestellt: 17. Oktober 2017 um 08:28   /   durch   /   Kommentare (0)

Vor der Digitalisierung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) scheuen einige Unternehmen noch zurück. Sie fürchten eine aufwendige Umstellung und haben Sorge, ob die personenbezogenen Daten in einem digitalen System ausreichend geschützt werden. Doch sind diese Befürchtungen heute noch berechtigt? Ein Interview mit Jens Gustenhoven, dem Experten für digitale bAV von der Entgelt und Rente AG.

Herr Gustenhoven, man hört viel von der Digitalisierungswelle in Deutschland. Ist sie bereits auch bei der betrieblichen Altersvorsorge angekommen?

Jens Gustenhoven: Ja und Nein. Es gibt einen spürbaren Trend hin zur Digitalisierung der bAV. Immer mehr Unternehmen stellen die Verwaltung der bAV auf digitale Systeme um. Eigentlich ist das kein Wunder, denn die Vorteile wie einfache und schnelle Abarbeitung der einzelnen Schritte oder Transparenz sprechen ganz deutlich für sich. Gleichzeitig gibt es aber auch noch viele Bedenken in den Köpfen einiger Entscheider und dadurch ein Festhalten an der herkömmlichen Abarbeitung der bAV in Papierform.

Sind die Bedenken – Stichwort Datensicherheit zum Beispiel – berechtigt?

Jens Gustenhoven: Bevor man sich für eine Software-Lösung für die digitale Verwaltung der bAV entscheidet, sollte man die Anbieter genau prüfen. Es gibt einige Punkte zu beachten, dann ist die digitalisierte bAV sicher, effizient und lässt sich effektiver und letztlich kostengünstiger umsetzen. Wählt man zum Beispiel einen Anbieter, dessen Server in Deutschland steht, so unterliegt der Anbieter den deutschen Standards in Sachen Datenschutz und Datensicherheit. Ich würde allen raten, sich in Fragen der Sicherheit nur mit dem höchsten Standard abzugeben und keine Abstriche zu machen. Außerdem gibt es TÜV-Siegel, die vergeben werden. Kann ein Anbieter solche Siegel nachweisen, untermauert dies seine Kompetenz. Dann sind die Bedenken unbegründet. Vor dem Hintergrund der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die zum 28.5.2018 in Kraft tritt, ist es auch ratsam zu fragen, wie weit die Vorbereitungen im Unternehmen bereits sind. Für datenverarbeitende Unternehmen gelten dann neue Regelungen, dass muss entsprechend vorbereitet werden. Die Entgelt und Rente AG hat hierzu bereits notwendige Schritte unternommen und informiert auch seine Kunden über die neuen Anforderungen.

Welche Vorteile bringt die Umstellung auf ein digitales System bei der bAV?

Jens Gustenhoven: Die Digitalisierung der bAV bringt viele Vorteile mit sich. Dafür muss man sich den Prozess anschauen: Verschiedene Abteilungen im Unternehmen sowie externe Dienstleister sind an der Verwaltung der bAV beteiligt. Früher erfolgte die Abarbeitung und Abstimmung der am Vorgang beteiligten Mitarbeiter in Papierform. War ein Mitarbeiter erkrankt, musste der Prozess oft angehalten werden – entweder weil das Know-how mit dem erkrankten Mitarbeiter fehlte oder schlicht kein Zugang zu einem verschlossenen Datenschrank möglich war. Heute gibt es durch die Digitalisierung ganz andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Der Rentenmanager der Entgelt und Rente AG zum Beispiel ist eine cloudbasierte Software-Lösung, bei dem das komplexe Fach-Know-how im System verankert ist. Das System leitet die Mitarbeiter in der entsprechenden Reihenfolge durch das System. Durch die Vergabe von Passworten und im System hinterlegten Workflows ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt Zugriff auf die zu bearbeitenden Dateien erhalten. Durch die Cloud-Technologie können die Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort auf die Dateien zugreifen – das ist auch für große Unternehmen mit verschiedenen Standorten optimal oder auch für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten. Auch erfolgt die Abarbeitung papierlos und die Dateien sind automatisch archiviert.

Das hört sich fast zu schön an, um wahr zu sein. Gibt es denn keine Nachteile? Nicht alle Mitarbeiter finden leicht Zugang zu neuer Software.

Jens Gustenhoven: Natürlich ist jedes neue System zunächst eine Umstellung. Aber wir von den Entgelt und Rente AG schulen die Unternehmen bei einer Umstellung und stehen auch danach mit Fachwissen und technischem Support zur Verfügung. Das System des Rentenmanagers ist zudem intuitiv zu erfassen und erleichtert dadurch auch den Mitarbeitern einen Zugang, die keine „digital Natives“ sind. Wir haben viele Umstellungen begleitet und daher weiß ich, dass sich sehr schnell eine Freude und Erleichterung einstellt, wenn die Mitarbeiter sehen, wie viel einfacher sich die bAV mit einem digitalen System managen lässt.

Was raten Sie Unternehmen, die sich scheuen, für viel Geld eine digitale Lösung zu kaufen? Gibt es andere Wege?

Jens Gustenhoven: Heute muss man nicht unbedingt eine Software kaufen, um sie zu nutzen. Es gibt genügend Anbieter, die – dank Cloud-Technologie – die Software vermieten, das Stichwort hier heißt Software-as-a-Service. Das heißt, dass Unternehmen eine Software für eine Gebühr nutzen können. Das ist ein guter Einstieg, um digitale Lösungen kennen zu lernen. Die Cloud-Technologie schont zudem die eigenen Server-Kapazitäten, die IT-Abteilung wird diese Entscheidung der Geschäftsführung danken.

Im Zusammenhang mit der fortschreitenden Digitalisierung werden immer auch Forderungen nach mehr Transparenz laut. Wie passt das zusammen?

Jens Gustenhoven: Digitalisierung und Transparenz gehen bei der betrieblichen Altersversorgung Hand in Hand. Durch eine Software-Lösung für die Verwaltung der bAV erhalten die Mitarbeiter, die am Abarbeitungsprozess beteiligt sind, einen Überblick, an welchem Punkt sich der Prozess befindet, wer welche Daten gerade bearbeitet und wer als nächstes den Vorgang zur Bearbeitung erhält. Gleichzeitig können auch die restlichen Mitarbeiter von der Digitalisierung profitieren, indem sie auf Wunsch einen eigenen Zugang zum System erhalten. Dadurch können sie ihre momentanen bAV-Ansprüche einsehen oder zukünftige Ansprüche selbst hochrechnen, sie können auch Datenänderungen selbst vornehmen. Das schafft nicht nur Transparenz für die Mitarbeiter, sondern entlastet auch die Personal- und Finanzabteilung.

Unser TOP-Thema für Sie!

„Digitalisierung“ wird in den Monaten September und Oktober das TOP-Thema im dbr-Webmagazin sein. Wir werden Sie in verschiedenen Berichten umfänglich dazu informieren und verschiedene Facetten der Digitalisierung beleuchten. Diskutieren Sie mit und nutzen die Kommentarmöglichkeit bei den Beiträgen. Wir freuen uns auf Ihre Meinung und einen regen Austausch!

Das Thema Digitalisierung interessiert Sie? Lesen Sie hier mehr dazu:

Bild: pixabay

Kommentare (0)

Schreiben Sie einen Kommentar

Kommentar
Name E-mail Website