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Risikomanagement in der bAV

Eingestellt: 18. Oktober 2016 um 10:00   /   durch   /   Kommentare (1)

Bei der Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) müssen sehr viele interne und externe Schnittstellen bedient werden. Die Abarbeitung und der Umgang mit den sensiblen Daten erfordert ein hohes Maß an Spezial-Know-how und gut definierte Prozessschritte. Das Risikomanagement, also die Vermeidung und Reduzierung von Fehlern und Fehlinformationen, spielt daher eine wichtige Rolle. Die Digitalisierung der bAV bringt entscheidende Vorteile für das Risikomanagement mit sich.

Die bAV-Verwaltung ist sehr komplex, was sich aus der Anzahl der beteiligen Mitarbeiter und dem Versorgungsanspruch selbst erklärt. Für die Abwicklung der Versorgungsverpflichtungen sind verschiedene Abteilungen (Personal, Finanzen) und Dienstleister (Aktuare, Versicherungsunternehmer, Fondsanbieter) notwendig. Um für die Mitarbeiter einen echten Mehrwert zu bieten, bestehen effektive Versorgungsmodelle oft aus einer Kombination verschiedener Durchführungswege und gehen über den Abschluss einer Direktversicherung im Rahmen des Entgeltumwandlungsanspruchs weit hinaus. Auch die Finanzierung der Versorgungsmodelle ist komplex und wird sowohl vom Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer geleistet. Das führt wiederum dazu, dass gleich mehrere Rückdeckungsprodukte bzw. -anbieter genutzt werden. Doch damit nicht genug: Für verschiedene Mitarbeitergruppen müssen bei der Verwaltung meistens auch noch Übergangsregelungen oder unterschiedliche Versorgungsregelungen eingehalten werden, die aus geänderten Rahmenbedingungen oder fusionsbedingten Übergangsregelungen resultieren.

Voraussetzungen für eine gelungene Prozessabwicklung

Allgemein gilt: Ein Prozess funktioniert, wenn der gesamte Prozess und die einzelnen Schritte angemessen festgelegt und dokumentiert wurden. Das gilt für alle Prozesse, ganz besonders aber für so komplexe Vorgänge wie die bAV-Verwaltung. Jeder Schritt muss einzeln klar definiert werden und der zuständigen Person eindeutig zugeordnet werden. Durch die komplexen Verknüpfungen der Abteilungen und externer Dienstleister ist es essentiell, dass diese Zuordnung und Festlegung an alle Beteiligten kommuniziert und ständig überprüft sowie ggf. angepasst wird. Die Kompetenz der zuständigen Personen muss ebenfalls überprüft und bei Bedarf angepasst werden, so dass das notwenige Know-how immer zur Verfügung steht. Bei allen Schritten muss auch auf die fristgerechte Abarbeitung geachtet werden.

Entscheidende Vorteile durch Digitalisierung

Durch die Digitalisierung der bAV-Verwaltung kann man viele Prozessanforderungen sehr einfach erfüllen. Die für die bAV-Abarbeitung notwendigen Informationen können vollständig und strukturiert in einer Datenbank hinterlegt werden, wo alle freigegeben Personen von überall und zu jeder Zeit darauf Zugriff haben. Mit cloud-baiserten Software-Lösungen ist die Automatisierung und Standardisierung von bAV-Abläufen möglich – unter Berücksichtigung aller Ausnahmeregelungen. Das Know-how ist im System hinterlegt und muss nicht durch die bearbeitenden Personen bereitgehalten werden. So kann auch der „Faktor Mensch“ mit möglichen Fehlinterpretationen von Informationen nahezu ausgeschlossen werden. Die notwendige Kommunikation erfolgt standardisiert und benötigt keine weitere individuelle Interpretation. Das System steuert den Prozess automatisch und termingenau nach vorher festgelegten Vorgaben. Personelle Ausfälle führen damit auch nicht mehr zu Prozessunterbrechungen. Die Informationen sind durch die Verankerung im System jederzeit verfügbar.

Bild: Fotolia

Kommentare (1)

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Kommentar
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  • 25. Oktober 2016 um 13:49 Susanne Brewitz

    Wir arbeiten in unserer bAV-Abteilung seit fast einem Jahr digital und ich freue mich immer noch, dass das Suchen von Belegen und das Schleppen von Papierbergen entfallen ist.

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