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Betriebsrente & Interne Kommunikation – Wie kann ich glaubwürdig kommunizieren?

Eingestellt: 2. Dezember 2015 um 17:39   /   durch   /   Kommentare (0)

Niemand befasst sich gern mit Finanzen – ausgenommen vielleicht ein paar Berater und Journalisten. Dennoch kommen wir alle um das Thema nicht herum, denn wer heute nicht für später vorsorgt, der wird es sicher bereuen. Es wird für jeden Arbeitnehmer immer wichtiger, nicht nur auf die erste Säule der gesetzlichen Rente zu bauen, sondern auch die zweite Säule, die betriebliche Altersvorsorge (bAV), zu nutzen.
Wer als Geschäftsführer oder Personalleiter einmal die Erfahrung machen durfte, wie die Resonanz der Mitarbeiter beim Thema bAV ausfällt, wird den Eingangssatz jedoch bestätigen können, denn Begeisterung und Mitmachfreude sieht anders aus.

Die richtige Kommunikation zur richtigen Lösung
Kommunikation kann nicht zaubern. Es gibt nicht den magischen Satz, der alle Barrieren niederreißt und Ihnen die Mitarbeiter in die Arme treibt. Sicher, das enttäuscht – aber es gibt sehr wohl bessere und schlechtere Kommunikation. Die bessere Kommunikation fängt bei dem an, was kommuniziert werden soll. Wenn das taugt, hat auch die Kommunikation eine Chance.
Und da wären wir schon beim ersten Problem der bAV oder zumindest bei dem, was darunter heute oft verstanden wird – die arbeitnehmerfinanzierte Entgeltumwandlung. Da wir uns hier der Kommunikation widmen möchten, können wir die damit verbundenen Probleme nur ganz kurz zusammenfassen: Sie ist allzu oft ein unrentable Mogelpackung und die Mitarbeiter merken das.
Wer jedoch keine Pseudo-Betriebsrente anbietet, sondern sich als Arbeitgeber wirklich engagiert und dies mit modernen und flexiblen Lösungen umsetzt, die auch erweiterte Möglichkeiten, wie z.B. Wertguthaben oder Arbeitszeitkonten, beinhalten, der hat direkt den bestmöglichen Start für die Kommunikation.

Digitalisierung schafft Vertrauen
Der nächste Schritt ist, die damit verbundenen Organisationsprozesse von Anfang an auf die richtige Schiene zu setzen und digitale Verwaltungslösungen zu nutzen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand. Sie sparen erhebliche Verwaltungskosten, sind schneller und weniger fehleranfällig und mit Blick auf die Kommunikation: Sie sind transparenter, übersichtlicher und – je nach Umsetzung – auch verständlicher. All das schafft Vertrauen und erhöht die Bereitschaft der Mitarbeiter zuzuhören.

Wenn Sie eine digitale Verwaltungsplattform nutzen, können alle Mitarbeiter jederzeit auf die eigenen Daten und Informationen zugreifen – per Web, Intranet oder Mobile-Applikation. Sie können Vertragsdaten einsehen und ändern, Wertentwicklungen und Reports abrufen und vergleichen, neue Vereinbarungen abschließen und Hochrechnungen und Prognosen abrufen.
Die digitale Revolution hat hier gerade erst angefangen. In den nächsten Jahren werden hier vollkommen neue Lösungen entstehen, die ganz individuell die Bedürfnisse der Unternehmen und Mitarbeiter bedienen, die anbieterunabhängig arbeiten und sich ohne Barrieren in das sonstige digitale Leben einfügen.

„Der Köder muss dem Fisch schmecken“
Dieser weithin bekannte Sinnspruch der Kommunikationsberatung trifft natürlich auch hier zu, wird aber immer und immer wieder vergessen. Rechtliche und fachliche Gründe hin oder her – wenn Sie Ihre Betriebsrentenlösung erklären, spielt das tatsächliche Informationsbedürfnis der Mitarbeiter die erste Geige.
Bedenken Sie dabei: Ihre Mitarbeiter sind nicht dumm, sondern im Zweifel nur schlecht versorgt. Ganz sicher aber sind sie unsicher, ob es sich lohnt bzw. sie es sich leisten können. In der Altersversorgung gibt es in der Regel kein Erkenntnisproblem, sondern ein Umsetzungsproblem. Sie benötigen also meist nicht langwierige Erläuterungen, wie schlecht es den Mitarbeitern im Alter gehen wird, wenn sie jetzt nicht handeln. Das Problem ist seit vielen Jahren bekannt.

Vertrauen schaffen Sie nur, wenn Sie das Hauptaugenmerk auf die Einbindung der Mitarbeiter legen – idealerweise bereits bei der Konzeption der Versorgungslösung und wenn Sie mit jedem medialen Hilfsmittel demonstrieren, dass Transparenz, Berechenbarkeit und Verständlichkeit für Sie an oberster Stelle stehen.

Ein Ring sie zu binden?
Umsetzen lässt sich das am besten, wenn Sie wissen, welche Bedürfnisse und Fragen Ihre Mitarbeiter überhaupt haben. Zuhören und fragen sind immer die ersten Schritte in der Konzeption. Dabei werden Sie schnell feststellen: die eine Lösung für alle Mitarbeiter gibt es nicht und manchmal bedarf es einer geschickten Kaskade von Maßnahmen, um den gewünschten Effekt zu erzielen.
Es kann sehr wohl sinnvoll sein, medial nicht nur auf gedruckte Kurzinformation zu setzen, sondern auch den tieferen Einstieg über weitere, digitale Informationen anzubieten.

Das bAV-Portal für Groß und Klein
Wer für eine Vielzahl von Mitarbeiterwünschen eine Lösung haben möchte, kommt an digitalen Informationswegen kaum vorbei. Hier machen es Content-Management-Systeme (CMS) auch kleineren Unternehmen leicht, Informationsportale aufzusetzen, die vom Text über Dokumente, Grafik/Bilder und Film alle Medien einbinden können. Für diese CMS gibt es bereits eine Vielzahl kostenfreier bzw. kostengünstiger Erweiterungen und Layouts. Diese können meist ohne großes Know-how eingebunden werden. Unternehmen jeder Größe haben damit im Handumdrehen die Basis für ein eigenes bAV-Infoportal.
Dort können dann alle Informationen abgelegt und verwaltet werden. Die meisten Lösungen sind auch direkt für mobile Geräte optimiert.

Glaubwürdigkeit und Authentizität
Doch egal, welche mediale Umsetzung Sie sich vorgenommen haben, ob Broschüre, Film oder Webseite, am Ende zählt die Glaubwürdigkeit Ihrer Inhalte. Der erste Schritt dazu ist eine ausgewogene Kommunikation. Es bringt nichts, die Fehler der üblichen Finanzmarketingmedien zu wiederholen und auf große symbolische Bilder zu setzen, die Sicherheit und Freude im Alter suggerieren, es aber an Antworten auf konkrete Fragen und auch Probleme fehlen lassen.

Es gibt in der bAV eine Menge Fragen und Probleme: Arbeitgeberbeteiligung, Niedrigzins, Verwaltungs- und Abschlusskosten, Anrechnung auf Grundsicherung, Minderung der Erwerbsrente, Sozialversicherungsbeiträge etc. etc., um nur einige zu nennen. Achten Sie darauf, dass diese Themen von Ihnen selbst angesprochen werden, wenn sie auf Sie zutreffen. Die Kunst dabei ist es, nicht mit der Tür ins Haus zu fallen. Nicht vergessen: Sie haben eine attraktive und moderne Versorgungsregelung, die Sie selbstbewusst vertreten. Das bedeutet auch, dass die Unternehmensleitung hier Gesicht zeigen sollte, in den Unternehmensmedien und in der direkten Kommunikation.

Unterstützung holen
Wirklich erfolgreich ist interne Kommunikation dann, wenn die Mitarbeiter selbst das Thema weitertragen. Geben Sie dafür auch die notwendige Starthilfe, indem Sie gezielt Mitarbeiter im Thema schulen und fördern. Es gibt in jedem Betrieb Multiplikatoren und Botschafter, die sich für eine solche Aufgabe eignen.
Das Feedback dieser Kollegen gibt Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, Ihre Kommunikation aktiv anzupassen und zu reagieren, falls sich bestimmte Fragen und Bedenken als echtes Hindernis herausstellen.
Mit einem offenen Ohr zu Ihrer Belegschaft haben Sie auch die Möglichkeit, authentischere Geschichten zu erzählen. Niemand glaubt Storys von Max Mustermann. Stellen Sie in Ihren Medien die Geschichten Ihrer Kollegen vor. Interviewen Sie sie – unabhängig, wie Ihre Meinung ist.

Wenn Sie beispielsweise eine Broschüre planen, spricht nichts dagegen auch Kontra-Stimmen einen Platz einzuräumen. Es gibt diese sowieso. Also binden Sie sie ein. Die Broschüre ist Ihr Spielfeld. Hier haben Sie die Möglichkeit darauf zu reagieren, ohne vorzuführen oder öffentlich zu tadeln.

Die Betriebsrente hat als Finanzlösung eine besondere Eigenschaft, die Sie sich in der Kommunikation zu eigen machen sollten. Sie ist eine gemeinsame Aktion von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, bei der beide Parteien auf Augenhöhe zusammenarbeiten, um einerseits eine finanzierbare, wie auch auskömmliche Lösung zu finden.

Wenn Sie diesen Gedanken in Ihren Medien sichtbar machen, haben Sie die Weichen in der internen Kommunikation richtig gestellt.

In folgenden Serviceartikeln werden wir die hier angesprochenen Herausforderungen noch weiter im Detail erörtern, damit Sie als Unternehmen einen zuverlässigen Leitfaden haben, wie Sie die Betriebsrente in Ihrem Unternehmen aktiv und gewinnbringend positionieren.

Die Initiative Deutsche Betriebsrente ist eine Arbeitgeberinitiative – Von Arbeitgebern für Arbeitgeber. Deshalb sind wir auch immer für Ihre Fragen, Anregungen und Themenwünsche offen. Kommentieren Sie gern unter dem Artikel, diskutieren Sie über unsere Social Media Kanäle mit uns oder schreiben Sie uns einfach eine Mail. Wir freuen uns auf den Dialog.

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