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KPMG: So kommunizieren Sie die betriebliche Altersvorsorge richtig

Eingestellt: 24. September 2015 um 15:13   /   durch   /   Kommentare (0)

Teil 1 des Expertengesprächs mit Christine Hansen, Rechtsanwältin KPMG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, und Tobias Schmitz, Senior Manager HR Consulting, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, beide spezialisiert auf die betriebliche Altersversorgung

 

dbr: Betriebliche Altersvorsorge gehört zu den Themen, um die die meisten lange Zeit einen großen Bogen machen. Wie ist Ihre Meinung? Kann bAV auch spannend sein?

CH: Redet man über Altersvorsorge, dann impliziert das Begriffe wie „alt“ und „tot“. Da folgt schnell die Reaktion: Das Thema bAV, das ist doch schon durch. Was gibt es denn da noch neues?
Genau das Gegenteil ist aber der Fall: Das Thema ist lebendig und es brennt gerade, weil vor dem Hintergrund der Niedrigzinsphase die Finanzabteilungen verstärkt die Finger darauf legen. Die steigenden Pensionsrückstellungen zeigen heute noch deutlicher als vor ein paar Jahren deren Wichtigkeit. Im Moment bieten sich große Herausforderungen in den Unternehmen, aber auch Chancen, über den Tellerrand blickend, die bAV noch einmal anzufassen und neu zu strukturieren. Mit den Fragestellungen: Wie planen wir die bAV für die nächsten Generationen? Worauf kommt es uns dabei an?

TS: KPMG zeichnet sich in diesem Bereich dadurch aus, dass wir durch die Nähe zu den Unternehmen einen ganzheitlichen Beratungsansatz haben. Wir sehen die geschäftspolitische Situation des Unternehmens im Gesamtkontext. Das unterscheidet sich von der reinen Diskussion mit den Spezialabteilungen in den Unternehmen. Wer für das Thema begeistern oder Aufmerksamkeit erregen will, muss zudem sehr verständlich sein, weil das Thema komplex ist und weil es aufgrund seiner finanziellen Auswirkungen sehr zahlengetrieben ist.

 

dbr: Müssen Sie hier auf die Mandanten zugehen oder kommen diese zu Ihnen?

TS: Sowohl als auch. Zu den unterschiedlichsten Fragestellungen ziehen Unternehmen Experten wie uns hinzu. Ganz aktuell zum Thema Niedrigzinsphase, gehen wir wiederum auf unsere Mandanten zu und machen auf dieses und ähnliche Themen aufmerksam.
Wir positionieren die Betriebsrente als ein gesellschaftspolitisches Thema, denn wir werden alle älter und die gesetzlichen Systeme werden die Altersvorsorge alleine nicht tragen können.
Zudem bekommen wir immer häufiger von Personalabteilungen zurückgespielt, dass Bewerber, auch jüngere, das Thema bAV aktiv nachfragen, was früher praktisch nie vorkam.
Zu unseren Aufgaben gehört es auch, den Unternehmen die Angst zu nehmen. Viele haben sich entschieden, insbesondere was arbeitgeberfinanzierte Lösungen betrifft – aufgrund der Kostenthematik – keine bAV mehr anzubieten, weil es scheinbar mit zu vielen Risiken verbunden ist. Mittlerweile gehen wieder mehr Unternehmen dazu über und sagen: Wir brauchen noch etwas Zusätzliches, um uns am Markt abzugrenzen, um die benötigten Experten und Fachkräfte für uns zu gewinnen.

 

dbr: Welche Rolle spielt dabei das unternehmerische Selbstverständnis und Verantwortung?

TS: Der Vorsorge- oder Fürsorge-Gedanke aufgrund einer verantwortungsvollen Unternehmenskultur spielt dabei ebenfalls eine große Rolle. Viele Unternehmer fühlen sich verpflichtet, gerade wenn Mitarbeiter langjährig im Unternehmen tätig sind, für diese Mitarbeiter eine entsprechende zusätzliche Absicherung zur Verfügung zu stellen.
Ganz ohne Risiko geht es nicht, aber man kann die Gestaltungsmöglichkeiten und Risiken anschaulich und so auch kalkulierbarer für die Unternehmen machen. Eine bAV kostet das Unternehmen Geld. Das muss man ganz klar vorab wissen. Unternehmen müssen hierfür ein Budget bereitstellen und die bAV als Investition in die eigenen Mitarbeiter betrachten. Dies lässt sich auch abhängig vom Unternehmenserfolg gestalten.

 

dbr: Wie gehen Sie grundsätzlich in der Beratung vor?

TS: Zunächst sollten die Möglichkeiten und Zielsetzungen des Unternehmens besprochen werden. Wie ist das Unternehmen aktuell aufgestellt? Sucht es Fachkräfte am Markt, die zunehmend immer schwieriger zu bekommen sind? Hat es eine Wachstumsstrategie? Es geht zunächst um eine strategische Sicht. Danach muss das Unternehmen entscheiden, welchen Weg es letztendlich gehen will. Es gibt Unternehmen, die sind eher sicherheitsorientiert und möchten so wenig Risiko wie möglich eingehen oder Unternehmen, die etwas Innovatives, etwas Neues probieren möchten, um ein besonders attraktives System anzubieten, um sich so vom Wettbewerb abzugrenzen.

 

dbr: Dabei sind oft sehr komplexe Fragen zu beantworten und auch Einschätzungen über langfristige Entwicklungen des eigenen Unternehmens aber auch der Kapitalmärkte zu treffen. Kann ein Unternehmer diese Risiken überhaupt beurteilen, um dann sinnvolle Entscheidungen zu treffen?

CH: Bei der Entgeltumwandlung ist die Ausgangssituation einfach: Hier haben wir im Betriebsrentenrecht die Verpflichtung des Arbeitgebers. Er hat nicht die Wahl, ob er Lösungen anbietet. Er hat nur die Auswahlfreiheit, welchen Durchführungsweg er einführt und welche Anbieter dafür in Frage kommen. Die Arbeitgeber müssen sich überlegen: Welche Mitarbeiterstruktur habe ich im Haus? Welche Vergütungsstrukturen? Was macht Sinn? Ziel ist nicht nur bei der Entgeltumwandlung, sondern allgemein bei der betrieblichen Altersversorgung ein Portfolio anzubieten, das bereits gefiltert ist, aus Unternehmenssicht, aus Haftungsgesichtspunkten und Fürsorgeaspekten.

TS: Es ist in der Tat schwierig, gerade für mittelständische Unternehmer, sich in diesem Spezialgebiet zurechtzufinden und eine Entscheidung zu treffen. Welches ist der richtige Anbieter? Stellt eine Kapitalanlage die richtige Wahl dar? Das merken wir selbst bei größeren Unternehmen, die Fachabteilungen haben. Deswegen ist es aus unserer Sicht unerlässlich, sich von Experten beraten zu lassen.

 

dbr: Jetzt entscheide ich mich als Unternehmer Lösungen anzubieten und dann interessiert es meine Mitarbeiter nicht. Wie kriege ich die Mitarbeiter dazu, sich für das Thema bAV zu interessieren?

TS: Das ist ein sehr wichtiger Punkt. Das konnte ich neulich auch wieder feststellen. Ein kleineres Chemieunternehmen hat eine neue bAV eingeführt. Es gab schon länger Entgeltumwandlungsmöglichkeiten im Unternehmen, aber die Beteiligung war sehr gering. Viele der Beschäftigten sagten: „Ich kann es mir momentan nicht leisten, jetzt noch 50 EUR monatlich von meinem Gehalt abzuzwacken. Ich kaufe mir lieber ein neues Handy oder fahre noch einmal in Urlaub.“
Bei diesem Unternehmen wählte man den Weg der Umstellung über einen sogenannten „Opting-Out-Ansatz“. Durch diesen Ansatz wandeln alle Mitarbeiter mindestens 1 % des Entgelts zugunsten der bAV um. Nur wenn ein Mitarbeiter widerspricht, wird er davon ausgenommen, aber die Entscheidung muss er bewusst treffen. Dadurch beginnt eine Diskussion unter den Mitarbeitern und im Unternehmen. Das bedeutet jetzt nicht, dass man automatisch 100 % Beteiligung erzielt, aber in diesem Fall waren es deutlich über 90 %.

 

dbr: Wie wurde das handwerklich gemacht? Wie sind die Mitarbeiter informiert worden?

TS: Rechtsgrundlage war in diesem Fall eine Betriebsvereinbarung. Dafür wurde der Betriebsrat rechtzeitig involviert, der im Übrigen ein sehr großer Befürworter der neuen Lösung wurde und diese auch durch einen Experten der Gewerkschaft hat prüfen lassen. Das war ein wichtiger Schritt, denn wenn man die Arbeitnehmervertretung im Boot hat, erreicht man einen ganz anderen Hebel. So wurde die Umsetzung in das Unternehmen mehr oder weniger von den eigenen Kollegen kommuniziert. Das erhöhte in diesem Fall die Akzeptanz.

 

dbr: Ist genau analysiert worden, warum die Mitarbeiter so schwer zu erreichen waren? Das kann ja vielfältige Gründe haben.

TS: Einer war sicherlich, dass man vor dem Thema scheut, weil es zu komplex ist. Aus den Gesprächen hört man immer eine gewisse Unsicherheit. Mitarbeiter wissen nicht, wie lange sie im Unternehmen bleiben. Lohnt es sich da eine langfristige Versorgung aufzubauen? Was passiert, wenn ich den Arbeitgeber wechsle? Oder die Frage: Was ist eigentlich, wenn das Unternehmen Insolvenz anmelden muss? Ist dann mein Geld weg?

CH: Einige Bedenken seitens der Arbeitnehmer lassen sich aber auch mitunter sehr schnell auflösen, zum Beispiel über Zuschüsse des Arbeitgebers oder im Falle einer Versicherungslösung über Kostenvorteile durch gut verhandelte Gruppenverträge mit besseren Konditionen. Viele sind heute so weit zu sagen, man muss irgendwas tun, weil die gesetzliche Vorsorge augenscheinlich nicht ausreicht zur Finanzierung im Alter und die private Vorsorge sich nicht mehr lohnt. Insofern fehlt hier allenfalls ein kleiner Anstoß.

 

dbr: Ein großer Hebel ist sicher auch die Arbeitgeberbeteiligung. Wie diskutieren sie das mit den Unternehmen?

TS: Das ist ein Punkt, den man sich ganz am Anfang klar machen muss. Welchen Zweck will ich mit meiner betrieblichen Altersversorgung erreichen? Will ich nur eine gesetzliche Verpflichtung erfüllen? Dann braucht man in der Regel über Arbeitgeberbeteiligung auch nicht groß zu sprechen. Dann richte ich ein Vehikel ein, um rein die Entgeltumwandlung, die gesetzliche Mindestanforderung zu erfüllen – Punkt. Will ich jedoch einen gewissen Zweck erreichen, das heißt will ich beispielsweise ein Instrumentarium haben, um Mitarbeiter zu gewinnen und länger zu binden, oder einen gleitenden Übergang in den Ruhestand zu ermöglichen, dann muss ich mir die Frage stellen: Was kann ich dafür aufbringen? Und dann muss ich mich als Arbeitgeber auch beteiligen. Eine rein arbeitnehmerfinanzierte bAV ist dann nicht zielführend.
Viele Unternehmen haben ein rein arbeitnehmerfinanziertes Zeitwertkontenmodell eingeführt und wundern sich, warum die Beteiligung so gering ist. Die Mitarbeiter hinterfragen in diesen Fällen häufig, warum soll ich meinen Vorruhestand auf meine Kosten finanzieren, wenn es vorher zum Großteil der Arbeitgeber gezahlt hat (zum Beispiel durch Altersteilzeit-Programme)?

 

dbr: Wie geht man in der internen Kommunikation am besten vor? Findet alles in persönlichen Gesprächen statt? Auch bei 500 Mitarbeitern?

TS: Das hängt sicher von der Unternehmensgröße ab. Das persönliche Gespräch hat unter anderem den Vorteil, dass ich dann auch den persönlichen Bezug habe. Wenn ich als Arbeitgeber Geld für bAV ausgebe, sollte ich das auch richtig kommunizieren, sodass der Arbeitnehmer es entsprechend wertschätzt.
Wenn es um allgemeinere Information zum Konzept geht, ist als Ergänzung der Einsatz neuer Medien (zum Beispiel Internet-Portale, Mobile Apps) sinnvoll. Mitarbeiter können sich so selbstständig mit dem Thema auseinandersetzen. Durch den Einsatz von neuen Medien erreiche ich insbesondere auch mehr jüngere Arbeitnehmer, für die das Thema oftmals zu langweilig ist.

CH: Da man nicht in jedem Personalgespräch dazu kommen wird, das Thema einzubinden, ist es notwendigerweise eine Kombination all dessen. Man stellt bei Betriebsversammlungen bAV als Incentive vor. Beliebt sind auch Mailings, von entsprechender Ebene, damit klar ist, hier redet mein Vorstand mit mir und informiert mich über Möglichkeiten, die ich habe. Eine weitere gute Option sind auch Beratungstage, fokussiert auf ein Thema. Hier kann man auch auf externe Hilfe zurückgreifen.

 

dbr: Wann hole ich meine Mitarbeiter in dem Strategieprozess ins Boot?

TS: Wenn ich eine offene Kommunikationskultur habe, hole ich die Mitarbeiter gegebenenfalls gleich ins Boot, zum Beispiel über Befragungen. Aufgrund der Komplexität des Themas ist es jedoch häufig sinnvoll, sich zunächst mit einem engeren Kreis im Unternehmen abzustimmen. Insbesondere die Finanz- und die Personalabteilung sollten eingebunden sein und – wenn vorhanden – auch die Rechts- und Steuerabteilung.
In diesem Kreis erarbeitet man zunächst eine erste Grundstruktur und entwickelt – idealerweise unter Einbeziehung von neutralen Experten – ein Konzept für ein neues Versorgungssystem. Dadurch wird eine objektive und kostentransparente Beratung sichergestellt, die ausschließlich die Unternehmensziele im Fokus hat und frei von jeglichem Interessenkonflikt ist.

CH: Zunächst muss man unternehmenspolitisch festlegen, was tatsächlich realistisch ist. Und allenfalls aus diesen bestehenden Optionen lasse ich dann die Belegschaft wählen. So handelt es sich auch um eine positive Form der Kommunikation.
Letztlich steht so ein System der bAV für das Unternehmen, unabhängig von den einzelnen Mitarbeitern. Ich muss mich also letztlich daran orientieren: Was ist meine Geschäftsidee? Wie ist mein Vergütungssystem? Was sind meine Risikothemen? Eine bAV ist ein zu langfristiges Thema, um es kurzfristig auf konkrete Arbeitnehmerinteressen abzustellen.

 

dbr: Was ist aus rechtlicher Sicht bei der Kommunikation die Mindestflughöhe?

CH: Wir haben hier die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, dass es keine näheren Informationspflichten für den Arbeitgeber bezüglich der Durchführung der Entgeltumwandlung gibt. Als Arbeitgeber muss ich die Entgeltumwandlung, wie sie qua Gesetz vorgesehen ist, durchführen, aber das Bewerben der Entgeltumwandlung gegenüber den Mitarbeitern ist keine Pflicht. Dennoch macht eine offene, transparente Kommunikation hier Sinn.
Im Übrigen fehlt zu vielen neueren Vorgaben aus dem Betriebsrentenrecht noch eine gefestigte Rechtsprechung, das Thema Informations- und Beratungspflichten und so weiter sollte man daher als Arbeitgeber dauerhaft im Blick haben. Die Einführung von Beratungsprotokollen ist empfehlenswert. Für Versicherungsverträge ist die Dokumentation des Beratungsgespräches bereits gesetzlich vorgegeben, wird aber in der Praxis wenig gelebt.

 

Im zweiten Teil des Interviews lesen Sie: Herausforderung Niedrigzinsphase. Was müssen Unternehmen beachten?
Foto: Christine Hansen,  Tobias Schmitz – KPMG

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