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Betriebsrente: Wie sag ich es meinem Mitarbeiter?

Eingestellt: 25. Juli 2015 um 11:36   /   durch   /   Kommentare (0)

Teil 1 unserer Serie „bAV & Interne Kommunikation – So nutzen Sie die das Thema Betriebsrente optimal“ Abonnieren Sie unseren Newsletter und bleiben Sie automatisch informiert.

Was hat man eigentlich als Geschäftsführer eines 20-köpfigen Betriebs so zu tun? Richtig! Meist mehr als sinnvollerweise auf einer To-Do-Liste stehen sollte.
Wie wäre es, wenn wir noch etwas draufschreiben? Klingt erst mal nicht verlockend – aber aufgepasst, nicht immer verbirgt sich hinter einer mutmaßlichen Pflicht nur Ärger und Kosten, sondern eigentlich eine Kür oder gar die Chance auf eine lohnende Investition. Zum Beispiel beim Thema betriebliche Altersvorsorge.

Sie meinen, das klingt erst recht nach Ärger und Kosten?

Sagen wir es mal so: Seit 2002 haben alle Arbeitnehmer das Recht auf Entgeltumwandlung. Das bedeutet, dass Arbeitgeber auf Rückfrage des Mitarbeiters eine Form der betrieblichen Altersversorgung anbieten müssen. Sich darüber zu ärgern bringt also erst mal nicht so viel, Gesetz ist Gesetz. Also, was daraus machen?
Eine Pflicht den Mitarbeiter über dieses Recht zu informieren gibt es jedoch nicht. Klingt doch gut, meinen Sie? Dann also warten und keine schlafenden Hunde wecken? Kann man machen und wird auch gemacht.

Die Konsequenz ist, dass vor allem im Mittelstand und bei kleineren Unternehmen die Verbreitung der Betriebsrenten stagniert und viele Arbeitnehmer hier nicht ausreichend versorgt sind.
Nicht Ihr Problem? Vielleicht noch nicht, aber Ihr Konkurrent am Ort sieht das möglicherweise anders und bietet seinen Mitarbeitern eine attraktive Lösung an. Meinen Sie, Ihre gut ausgebildeten Fachkräfte könnte das zu einem Wechsel motivieren? Ja? Dann sollten Sie vielleicht überlegen, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam die bAV-Pflicht zur Kür machen.

Die Verantwortung des Unternehmers
Fakt ist, glaubt man einer Studie des Bundesarbeitsministeriums, dass die Verbreitung der bAV vor allem aufgrund mangelnder Kommunikation innerhalb und außerhalb der Betriebe stagniert. Kein Wunder, aufgrund täglicher Arbeitsbelastung erscheint strategische Kommunikation – und nicht selten Strategie überhaupt – sehr schnell als „Nice to have“, aber für das Tagesgeschäft nicht wirklich als ausschlaggebend. Schon gar nicht die Interne Kommunikation, schließlich sind die Mitarbeiter ohnehin da, haben einen Arbeitsvertrag und eine Jobbeschreibung und kennen Ihre Leistungsvorgaben. Wozu noch das weitere Geschwätz?

Zum Beispiel für die Etablierung einer positiven Unternehmenskultur, Loyalität, Motivation, Hilfsbereitschaft etc. Allesamt Faktoren, die im Wettbewerb bei sonst gleichen Bedingungen, wie beste Qualität zum besten Preis, sehr schnell den entscheidenden Ausschlag geben.

Als Unternehmer sollten Sie diese Trümpfe in die Hand bekommen und nicht wieder hergeben. Und so mischen Sie das Spiel, damit sie in Vorderhand kommen: Sie sagen deutlich Betriebsrente als Spiel an, um im Skatbild zu bleiben.

Management ist aktive Kommunikation
Die oben angesprochene To-Do-Liste umfasst vor allem Aufgaben, die sich neudeutsch als Management beschreiben lassen. Und Unternehmensführung heißt vor allem aktive Kommunikation. An BWL-Lehrstühlen mag das noch nicht angekommen sein, aber an der Universität des Lebens ist das so.

Eine der Hauptregeln für gelungene Interne Kommunikation ist: Zeigen Sie, als Chef, Verantwortung für ein offene, aktive und wechselseitige Kommunikation im Unternehmen. Wenn Sie nicht derjenige sind, der auch heikle Themen anspricht und ergebnisoffen in Diskussionen geht, sind die Weichen bereits falsch gestellt.

Wenn Sie möchten, dass eine Betriebsrente nicht nur Aufwand und Kosten verursacht, brauchen Sie neben einer guten Beratung, insbesondere ein Klima der Gemeinsamkeit im Unternehmen. Eine echte Betriebsrente ist in der Regel eine gemeinsame Anstrengung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum Wohle beider. Die Mitarbeiter profitieren von einer auskömmlichen Zusatzrente und dem guten Gefühl, im Betrieb gut aufgehoben zu sein, und Sie als Unternehmer erreichen das Ziel der Motivation und Mitarbeiterbindung.

Persönlich und direkt
Wer ein solches Klima schaffen möchte, sollte persönlich und direkt kommunizieren. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt nur von Angesicht zu Angesicht. Auch andere Medien wie ein Brief, das Intranet oder die Mitarbeiterzeitschrift können diese Eigenschaften transportieren. (Mehr dazu in den weiteren Teilen unserer Serie „bAV & Interne Kommunikation“.)
Wichtig ist dabei, dass Sie nicht nur von gesetzlichen Pflichten, abstrakten Formalismen oder Rechnungsszenarien sprechen. Persönlich und direkt heißt, dass Sie auch über Ihre Motivation, Ihre Verantwortung und Ihre Ziele sprechen. Oder wie Kommunikationsexperte Dr. Martin-Niels Däfler einmal treffend formulierte: Küchengespräch statt Regierungserklärung. Persönlich und direkt eben. Nur dann werden Mitarbeiter einen solchen Prozess auch als glaubhaft ansehen und auch offener für notwendige Sachargumente und rationale Abwägungen sein. Aber das ist erst der zweite Schritt, der meist zuerst gemacht wird.

Leider funktioniert das vor allem bei Finanzthemen wie einer bAV nicht. Manchmal fehlt das finanzielle Hintergrundwissen der Mitarbeiter. Ganz oft werden diese gefühlt unangenehmen Themen („Hab eh kein Geld über“, „Wird man doch eh nur betrogen“) bewusst verdrängt, obwohl man sehr genau weiß, dass das Geld im Alter vermutlich nicht reicht. Es genügt also nicht, die altbekannten Argumente nur lauter, bunter oder multimedialer zu wiederholen. Und dennoch ist es auch Ihre Verantwortung als Unternehmer, diese Mauer einzureißen. Denn Mitarbeiter die einen Gutteil ihres Lebens für das Unternehmen eingesetzt haben, verdienen einen auskömmlichen Ruhestand – ohne echte Betriebsrente wird das immer schwieriger. „Ich sehe das ganz klar als meine Verantwortung als Unternehmerin an, mich um meine Mitarbeiter zu kümmern und auch dafür verantwortlich zu zeigen, was mit ihnen nach ihrer Lebensarbeitszeit in meinem Unternehmen passiert.“, sagt Jutta Zülow, Chefin eines erfolgreichen mittelständischen Elektrohandwerksbetriebes in Neuss, in diesem Zusammenhang.
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über Ihren Arbeitsalltag, was er für Sie bedeutet, wie es weitergehen soll und welche Ziele Sie haben. Die Antworten der Mitarbeiter werden kommen, auch wenn der Weg manchmal lang sein kann. „In unserem Fall bin ich persönlich durch den Betrieb gegangen und habe praktisch jeden individuell abgeholt.“, beschreibt Jutta Zülow ihre Erfahrungen. „Das war der einzige Weg dafür zu sorgen, dass ein Großteil meiner Mitarbeiter hier aktiv geworden ist und wir eine gute Versorgungslösung einrichten konnten.“, so Zülow weiter.

Digitalisierung als Kommunikationsvorteil
Der Prozess der Einführung und Abwicklung einer bAV ist Vertrauenssache. Hier sind verbindliche Worte nicht immer die alleinige Lösung, zumal die letztendliche Abwicklung sehr oft über dritte Unternehmen als Risikoträger oder Verwalter geschieht.

Die Nutzung digitalisierter Verwaltungstool bietet hier ganz neue und vor allem sichere und einfache Wege, transparent und offen zu dokumentieren und alle wichtigen Informationen innerbetrieblich zu kommunizieren.

„Eine effektive Prozess-, Risiko-, aber auch Kommunikationssteuerung kann durch den Einsatz von Cloudlösungen zur bAV-Verwaltung erreicht werden. Durch deren Einsatz lassen sich bAV-Prozesse digitalisieren und menschliche sowie technische Schnittstellen standardisieren. Über solche Lösungen lassen sich alle Daten verwalten, die zur Administration der Zusagen erforderlich sind. Dies ist ebenfalls möglich, wenn ein Mitarbeiter über mehrere Zusagen mit unterschiedlichen Leistungsplänen und Durchführungswegen verfügt. In der elektronischen Versorgungsakte werden alle Zusagen anbieterunabhängig dokumentiert und archiviert.“, erklärt Dennis Baesch, bAV-Verwaltungsexperte der Entgelt & Rente AG.
Für die betriebliche Praxis bedeutet das nichts weniger, als dass alle Mitarbeiter, aber auch die Verwaltung, jederzeit in der Lage ist, verlässlichen Einblick in die eigenen Daten und den Stand der Versorgungsleistung zu nehmen.

„Über Apps können Mitarbeiter ihre bAV-Ansprüche zu jedem Stichtag, auch mit geänderten Parametern, hochrechnen. Außerdem erhalten Mitarbeiter Zugriff auf bAV-Dokumente, zum Beispiel auf die generelle Versorgungsregelung des Unternehmens oder auf ihre individuellen Versorgungsverträge. Der Clou: Die Mitarbeiter können über die App auch andere Versorgungsansprüche hinterlegen und verwalten, also Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung, aus privaten Verträgen oder anderen bAV-Anwartschaften. Dadurch haben sie die Höhe der Gesamtversorgung im Alter im Blick und können den Stellenwert ihrer Betriebsrente besser einschätzen.“, beschreibt Baesch die Vorteile der digitalen Verwaltung.
Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser. Aber mit persönlicher und direkter Kommunikation und einer digitalen Verwaltungsstrategie haben Sie das Beste aus zwei Welten und zufriedene Mitarbeiter, die an dieser Stelle wenig Motivation haben werden, zu Ihrem Konkurrenten zu wechseln.

In den folgenden Teilen der Serie „bAV & Interne Kommunikation“ werden wir die hier angesprochenen Herausforderungen noch weiter im Detail erörtern, damit Sie als Unternehmen einen zuverlässigen Leitfaden haben, wie Sie die Betriebsrente in Ihrem Unternehmen aktiv und gewinnbringend positionieren.

Die Initiative Deutsche Betriebsrente ist eine Arbeitgeberinitiative – Von Arbeitgebern für Arbeitgeber. Deshalb sind wir auch immer für Ihre Fragen, Anregungen und Themenwünsche offen. Kommentieren Sie gern unter dem Artikel, diskutieren Sie über unsere Social Media Kanäle mit uns oder schreiben Sie uns einfach eine Mail. Wir freuen uns auf den Dialog.

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